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Descubra agora como os softwares de gestão funcionam e de que forma contribuem para eliminar as despesas desnecessárias do negócio. Boa leitura!
O que é e como funciona um software de gestão?
Também conhecido como software de ERP (Enterprise Resource Planning), trata-se de um sistema capaz de facilitar a gestão de todos os recursos utilizados pela empresa, de forma direta ou indireta. Isso envolve materiais físicos, dados, informações, energia, tempo, equipamentos, mão de obra, dinheiro etc.
Esses sistemas também permitem otimizar uma série de processos, agregando automação às tarefas de diversos departamentos da empresa. Como resultado, mais pode ser feito em menos tempo e com mais precisão. Isso é possível graças à evolução das linguagens de programação e da inteligência artificial, que combinadas, permitem a criação de métodos de repetição automática.
Como essa ferramenta apoia a redução de custos nas empresas?
Os softwares de gestão oferecem muitas vantagens às empresas, e a redução de custos é uma das mais importantes. Veja agora como a tecnologia contribui nesse sentido.
Diminui o índice de falhas operacionais
A automação proporcionada pelos sistemas de gestão extrai portanto, grande parte das falhas humanas dos processos. Como consequência, a empresa economiza tempo com retrabalhos e poupa recursos adicionais utilizados para a entrega dos mesmos resultados. Ou seja, as operações ganham em rapidez e precisão, melhorando a qualidade dos resultados finais, enquanto mão de obra e matéria-prima são economizadas.
Reduz o tempo de tomada de decisões
Os softwares de gestão centralizam as informações sobre o negócio em um único lugar, o que facilita a análise dos gestores. Esse recurso permite uma avaliação mais rápida e certeira, já que os dados mais importantes são analisados de forma integrada — e não de forma separada, como acontece na maioria dos casos. A empresa economiza com dispositivos para o armazenamento de dados, além de acelerar a tomada de decisões dos gestores.
Ajuda a identificar desperdícios
O desperdício de recursos é certamente um dos maiores problemas das empresas. Por exemplo: muitas compras podem ser realizadas sem pesquisas detalhadas de preços, formas de pagamento e descontos. Isso costuma gerar perdas significativas de dinheiro, uma vez que outros fornecedores poderiam entregar condições melhores.
O desperdício pode acontecer em basicamente todos os departamentos, sacrificando parte do capital com coisas desnecessárias, mas isso pode mudar com um software de gestão. O sistema mantém um registro histórico das operações e organiza melhor as informações sobre os custos, as despesas e os investimentos, o que dá aos gestores mais poder para visualizar das oportunidades de redução dos gastos.
Auxilia na descoberta de desvios
Roubos e furtos acontecem com frequência em estoques mal administrados, e isso gera grandes prejuízos financeiros para o negócio. Nesse caso, o sistema auxilia no processo de conformidade entre as quantidades reais e registradas. Qualquer diferença pode ser um indício de desvio, e os gestores podem tomar precauções antecipadas para evitar esse tipo de situação.
O sistema também ajuda no controle de vencimento das mercadorias. Um alerta pode ser emitido para que os gestores, em parceria com os setores de marketing e vendas, organizem uma campanha promocional para limpar o estoque, evitando grandes perdas de dinheiro.
Como melhorar o controle de produtos consignados?
À medida que as empresas crescem e mudam, elas gradualmente se tornam mais complexas — mais pessoas estão envolvidas nas operações do dia a dia, os dados são divididos entre diferentes sistemas e há mais variabilidade no que os clientes compram e esperam.
Isso significa que os processos são excessivamente complexos, variáveis e difíceis de controlar, o que adiciona custo e risco aos negócios. Para continuar crescendo, melhorar a margem e criar uma empresa escalonável, esses processos devem ser avaliados e aprimorados.
Alguns cuidados que o estoque consignado exige:
- escolha uma companhia confiável e responsável;
- faça um acordo equilibrado;
- adote a estratégia ideal para cada tipo de produto;
- saiba como utilizar a verba;
- elabore o processo de troca ou retorno dos produtos consignados.
A modalidade de venda consignada é uma forma de conseguir aumentar a lucratividade sem se preocupar com todo o processo que envolve uma venda.
Algumas medidas para ter mais controle são apresentadas a seguir.
Ter um contrato com todas as informações
Lidar com contratos é parte da gestão de uma empresa. Há várias relações comerciais envolvendo compromissos ou obrigações contratuais, portanto, não há um formato específico que um contrato deva seguir. Geralmente o documento inclui alguns termos, expressos ou implícitos, que formarão a base do acordo. Esses termos podem descrever condições contratuais ou garantias contratuais.
As condições do contrato, no entanto, são fundamentais para o acordo. Se elas não forem atendidas, é possível rescindir o contrato e solicitar indenização ou danos.
Um contrato é uma garantia de segurança tanto para o fornecedor quanto para o comerciante. As condições em que a venda acontecerá e o pagamento a ser feito (valores e condições) devem ser indicados no contrato. É bom consultar um advogado caso ocorram dúvidas para produzir esse documento.
Registrar todos os dados
Atividades de entrega de mercadorias, bem como a da venda de tais itens, devem ser sempre devidamente registradas. Tal medida garante não haver dúvidas no momento do acerto de contas. O controle financeiro é essencial para manter um negócio funcionando bem.
Aproveitar as oportunidades sazonais para um melhor controle
Concentrar-se em produtos diferentes para datas especiais como festas juninas, carnaval e Copa do Mundo é muito benéfico tanto para fornecedores quanto para comerciantes. Existem diversos produtos que vendem mais nessas datas.
A demanda é sempre crescente, então é muito válido usar a sazonalidade para a venda de outros produtos também.
Como você pôde ver, usar um software de gestão é fundamental para a redução de custos nas empresas e para melhorar o controle dos produtos consignados. No entanto, é preciso lembrar que não é todo sistema que vai resolver o problema.
Você precisa contar com um fornecedor confiável, que ofereça treinamento e suporte técnico adequado às suas necessidades, além das ferramentas de gerenciamento de que realmente precisa. Aproveite as dicas listadas aqui e melhore os resultados do seu negócio!
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