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Em tempos de crise, reduzir os custos é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio. Você pode começar essa estratégia implementando uma gestão de compras mais eficiente na empresa. Acredite, isso vai ajudar a economizar muito, além de criar parcerias de valor com os fornecedores mais importantes.
Não sabe como fazer isso? Não se preocupe! Desenvolvemos um passo a passo com as 5 principais dicas para você estabelecer procedimentos de compras mais inteligentes. Confira!
1. Faça uma lista com os melhores fornecedores da empresa
Use uma agenda, planilha eletrônica no computador ou software de gestão (recomendado) para listar e organizar melhor os seus contatos com as melhores empresas provedoras de recursos. Isso permitirá que você classifique os contatos por ordem de atendimento mais urgente, de melhor preço, por categoria de produtos, frete mais em conta etc.
Esse controle auxiliará na tomada de decisões sobre qual fornecedor escolher em cada caso e a empresa poderá ter suas solicitações atendidas sempre na medida certa.
2. Desenvolva relacionamento com os distribuidores
Os fornecedores de mercadorias e serviços são tão importantes quanto os clientes. Afinal, são eles que proveem recursos para o funcionamento do negócio. Isso exige que sejam tratados com respeito, admiração e mimos. Pensando nisso, dedique-se a construir relacionamento com os fornecedores. A sua fidelidade ajuda a gerar amizade e facilitar muito as compras no longo prazo.
Descontos maiores e prazos de pagamentos mais estendidos são alguns exemplos de benefícios que podem ser obtidos quando a empresa mantém um relacionamento saudável e duradouro com os distribuidores.
3. Planeje compras conforme as necessidades
Você pode planejar as compras cruzando as informações do controle de estoque e projetando quando e qual volume de cada mercadoria precisará para encomendá-las no tempo e quantidades exatas. Então, evite comprar mercadorias além do que precisa. Isso geralmente acontece por pressão do vendedor e deve ser combatida de forma estratégica.
Por exemplo: se o adicional ofertado for algo que precisará em breve, e estiver com um desconto realmente atrativo, vale a pena, pois pode ser considerado um investimento. Caso contrário, não ceda. Lembre-se que o fechamento do negócio deve ser satisfatório para ambos — compradores e vendedores. Então, evite comprar produtos ou serviços que não tenha previsão de uso no negócio.
4. Compare preços e outras condições
A sua empresa já deve ter alguns fornecedores preferidos, certo? Mas não se acomode com isso. Faça pesquisas de mercado com frequência e comprove se eles realmente estão oferecendo condições atrativas, de acordo com a média do mercado. Se existirem outros distribuidores mais próximos e que podem atender a empresa mais rapidamente, por exemplo, devem ser considerados para os casos de urgência.
Ter fidelidade e desenvolver relacionamento é importante, mas você pode fazer isso com mais de um fornecedor. Então, cote preços periodicamente e fique sempre atento às mudanças de condições no mercado em que atua para explorar novas oportunidades.
5. Use um software de gestão
Se você ainda usa agendas e planilhas eletrônicas, sabe o quanto é difícil gerenciar as informações manualmente. Sem contar o risco de perda dos dados, que é grande. Por isso, adote um software de gestão para unificar as informações em um único banco de dados, obter relatórios customizáveis e de fácil compreensão e planejar as compras com mais inteligência.
O sistema integra as informações do estoque com o setor de compras, agrega automação a uma série de tarefas que hoje são realizadas manualmente e permite a otimização de praticamente todas as operações comerciais.
Entre todas as dicas mencionadas até aqui para você melhorar a gestão de compras, usar a tecnologia é a mais importante, pois ela abre portas para uma série de melhorias. No fim, o software de gestão atua como um grande aliado, uma vez que agrega força competitiva ao negócio. Então, aproveite esse passo a passo e eleve o nível operacional e estratégico da sua empresa.
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